Personalbedarf Küche & Gästebereich

Personalbedarf beginnt bei der Planung

Die Personalkosten gehören zu den wesentlichen laufenden Kosten eines gastronomischen Betriebes. Gleichzeitig entscheidet das verfügbare Personal darüber, ob ein geplantes Küchenkonzept im Alltag überhaupt funktioniert.

Deshalb sollte die Personalfrage nicht erst kurz vor der Eröffnung gestellt werden.

Küchenlayout, Speisekarte, Produktionssystem, Gerätetechnik und Personalbedarf beeinflussen sich gegenseitig.

Nicht nur die Anzahl der Essen entscheidet

Aus beispielsweise 500 oder 1.000 Essen pro Tag lässt sich noch nicht zuverlässig ableiten, wie viele Mitarbeiter benötigt werden.

Entscheidend sind unter anderem Speisenangebot, Fertigungstiefe, Produktionsverfahren, Ausgabeform, Betriebszeiten und Automatisierungsgrad.

Eine Küche mit hohem Convenience-Anteil benötigt andere Arbeitsabläufe als ein Betrieb, der einen großen Teil seiner Produkte selbst vorbereitet und produziert.

Die Speisekarte beeinflusst den Arbeitsaufwand

Jedes Gericht verursacht Arbeitszeit.

Waren müssen angenommen, gelagert, vorbereitet, produziert, portioniert und ausgegeben werden. Anschließend entstehen Reinigung und Spülarbeiten.

Deshalb kann die Speisekarte auch als Grundlage für die Personalbetrachtung dienen.

Vereinfacht entsteht:

Speisekarte → Produktionsschritte → Arbeitsaufwand → Personalbedarf.

Fertigungstiefe berücksichtigen

Je mehr Arbeitsschritte im eigenen Betrieb durchgeführt werden, desto höher kann der Personalaufwand sein.

Wer beispielsweise Gemüse selbst putzt und schneidet, benötigt andere Ressourcen als ein Betrieb, der bereits vorbereitete Produkte bezieht.

Dabei ist nicht automatisch eine Variante besser als die andere.

Eigenproduktion, Warenkosten, Qualität, Personalaufwand und Betriebskonzept müssen gemeinsam betrachtet werden.

Personalbedarf nach Bereichen betrachten

Eine Großküche benötigt Personal nicht nur am Herd.

Je nach Betrieb entstehen Aufgaben in Warenannahme, Lager, Vorbereitung, Produktion, Ausgabe, Gästebereich, Spülküche, Reinigung und Logistik.

Deshalb sollte der Personalbedarf entlang des gesamten Prozesses untersucht werden.

Sonst wird möglicherweise die Produktion ausreichend besetzt, während beispielsweise Ausgabe oder Spülküche zum Engpass werden.

Spitzenzeiten sind entscheidend

Auch beim Personal ist nicht nur der Tagesdurchschnitt relevant.

In vielen Betrieben konzentriert sich ein großer Teil der Arbeit auf kurze Zeitfenster.

Während einer Mittagsausgabe müssen möglicherweise gleichzeitig produziert, nachgefüllt, ausgegeben, kassiert und Geschirr zurückgenommen werden.

Deshalb sollte der Personalbedarf anhand der tatsächlichen Arbeitsbelastung während der Spitzenzeiten betrachtet werden.

Gute Wege sparen jeden Tag Arbeitszeit

Ein Mitarbeiter, der einen unnötigen Weg einmal zurücklegt, verliert kaum Zeit.

Wird derselbe Weg jedoch hunderte Male pro Tag zurückgelegt, entsteht daraus ein erheblicher Aufwand.

Deshalb können kurze Wege zwischen Lager, Vorbereitung, Produktion, Ausgabe und Spülküche langfristig Arbeitszeit einsparen.

Gute Küchenplanung ist damit auch Personalplanung.

Geräte können Arbeitsabläufe verändern

Moderne Gerätetechnik kann bestimmte manuelle Tätigkeiten reduzieren oder vereinfachen.

Automatische Garprogramme, Reinigungsprogramme, Dosiertechnik, Transportlösungen oder digitale Produktionssteuerung können Mitarbeiter unterstützen.

Das Ziel sollte dabei nicht einfach lauten, möglichst viel Personal einzusparen.

Sinnvoller ist die Frage:

Welche Tätigkeiten können technisch unterstützt werden, damit Mitarbeiter ihre Zeit produktiver einsetzen können?

Ergonomie beeinflusst die Leistung

Personalbedarf ist nicht nur eine mathematische Größe.

Schlecht gestaltete Arbeitsplätze, lange Wege, häufiges Heben oder ungünstige Arbeitshöhen können Mitarbeiter zusätzlich belasten.

Eine ergonomisch geplante Küche kann Arbeitsabläufe erleichtern und die körperliche Belastung reduzieren.

Damit gehören Ergonomie und Personalplanung unmittelbar zusammen.

Gästebereich berücksichtigen

Auch das gastronomische Konzept vor der Küche beeinflusst den Personalbedarf.

Bediente Ausgabe, Free-Flow, Buffet, Frontcooking oder Selbstbedienung benötigen unterschiedliche Personalstrukturen.

Gleiches gilt für Kassensysteme, Getränkestationen und Geschirrrückgabe.

Deshalb sollte nicht nur die Küche betrachtet werden, sondern der gesamte Weg:

Produktion → Ausgabe → Gast → Rückgabe → Spülküche.

Spültechnik und Personalbedarf

Eine gut geplante Spülküche kann einen erheblichen Einfluss auf den Personaleinsatz haben.

Geschirrrücklauf, Sortierung, Fördertechnik und Maschinenauswahl bestimmen, wie viele manuelle Arbeitsschritte notwendig sind.

Eine leistungsstarke Spülmaschine allein reduziert jedoch nicht automatisch den Personalbedarf, wenn die Prozesse davor und danach schlecht organisiert sind.

Automatisierung wirtschaftlich bewerten

Technik kann Investitionskosten erhöhen und gleichzeitig laufenden Arbeitsaufwand reduzieren.

Deshalb sollte bei bestimmten Investitionen untersucht werden:

Mehrinvestition → eingesparte Arbeitszeit → Betriebskosten → Wartung → Amortisation.

Damit lässt sich beurteilen, ob eine technische Lösung langfristig wirtschaftlich sinnvoll sein kann.

Flexibilität berücksichtigen

Nicht jeder Tag ist gleich.

Gästezahlen können schwanken, Veranstaltungen kommen hinzu und Speiseangebote ändern sich.

Ein gutes Küchenkonzept sollte deshalb ermöglichen, Personal möglichst flexibel zwischen verschiedenen Bereichen einzusetzen.

Multifunktionale Arbeitsplätze und kurze Wege können dabei helfen.

PKNZ + KI

Hier bietet KI besonders interessante Möglichkeiten.

Aus Speisekarte, Portionszahlen, Produktionszeiten und einzelnen Arbeitsschritten können unterschiedliche Personalszenarien entwickelt werden.

Beispielsweise:

1.000 Essen → Warenannahme → Vorbereitung → Produktion → Ausgabe → Spülküche → Reinigung.

Für jeden Prozess können Arbeitsaufwand und zeitliche Spitzen betrachtet werden.

Anschließend lassen sich Varianten vergleichen:

Variante A: klassische Produktion
Variante B: höherer Automatisierungsgrad
Variante C: veränderte Fertigungstiefe
Variante D: anderes Ausgabe- oder Versorgungssystem.

So wird sichtbar, wo Personal tatsächlich benötigt wird und wo Planung oder Technik Arbeitswege und Arbeitszeit reduzieren könnten.

Die KI liefert dabei Berechnungs- und Vergleichsmodelle. Die tatsächliche Personalorganisation muss immer an Betrieb, Arbeitsrecht, Qualifikation, Dienstpläne und reale Arbeitsabläufe angepasst werden.

PKNZ-Empfehlung

PKNZ empfiehlt, den Personalbedarf nicht erst aus einer fertigen Küche abzuleiten.

Bereits während der Konzeptplanung sollte untersucht werden:

Welche Arbeiten fallen an? → Wann fallen sie an? → Wie lange dauern sie? → Welche Wege entstehen? → Welche Technik unterstützt dabei? → Wo liegen die Spitzen?

Dadurch kann nicht nur der Personalbedarf realistischer eingeschätzt werden. Auch das Küchenlayout kann gezielt darauf optimiert werden.

Eine gute Großküche spart Personal nicht dadurch, dass weniger Menschen eingeplant werden – sondern indem unnötige Wege und unnötige Arbeit vermieden werden.